De autoregeling opstellen: hier moet je aan denken

Een succesvol autobeleid begint bij een goede autoregeling. Een regeling waarmee je als werkgever veel kosten en tijd bespaart. Maar wat neem je nu op in een goede autoregeling? In een consistente autoregeling staan duidelijke spelregels over de keuze en het gebruik van de leaseauto beschreven. Uitzonderingen zijn er niet.

Wat ons betreft mogen de volgende zaken in je autoregeling zeker niet ontbreken:

1. Tekenmoment

Laat de leaserijder de berijdersovereenkomst, een vast onderdeel van de autoregeling, tekenen vóórdat een leaseauto wordt besteld bij de leasemaatschappij.

2. Eigen risico

Bepaal hoe je als werkgever omgaat met het doorbelasten van het eigen risico. Belast bij onzorgvuldig handelen het eigen risico door aan de leaserijder. Een veel gebruikte regel in een autoregeling is: eerste eigen risico voor rekening werkgever, de tweede 50%-50% en de derde en meerdere voor rekening van de leaserijder.

3. Stel een leasebudget per functiecategorie vast

Het leasebudget kun je het beste vaststellen aan de hand van een beperkt aantal auto’s per functiecategorie. Stel het leasebudget vast op een vastgesteld jaarkilometrage en leaseperiode. Per categorie bepaal je de minimale uitvoeringsklasse van de auto’s.

4. Proeftijd

Logischerwijs kiezen werkgevers er vaak voor om tijdens de proeftijd van nieuwe collega’s een voorloopauto in te zetten. Pas na de proeftijd wordt de definitieve leaseauto besteld.

5. Bepaalde tijd

Meestal wordt aan collega’s met een arbeidscontract voor bepaalde tijd een poolauto aangeboden.

6. Privégebruik leaseauto

Stel duidelijke regels op over het privégebruik van de leaseauto. Wat mag wel en wat niet? Wat mogen inwonende gezinsleden? Hoe sta je tegenover het geven van rijlessen aan 17-jarigen? Met duidelijke regels voorkom je excessen.

7. Bepaal of je een eigen bijdrage voor privégebruik van de leaserijders verlangt

In de meeste gevallen kan (een deel van) de eigen bijdrage met de fiscale bijtelling van de ter beschikking gestelde auto verrekend worden. Deze eigen bijdrage geldt alleen voor de berijders die meer dan 500km per jaar privé met de leaseauto rijden. Je kunt de eigen bijdrage koppelen aan de CO2-uitstoot van een auto.

8. Overschrijding leasebudget

Limiteer de overschrijding van het leasebudget. Dat kan bijvoorbeeld maximaal 10% of € 100 zijn.

9. Arbeidsongeschiktheid

Beschrijf in hoeverre leaserijders en hun gezinsleden gebruik mogen maken van de leaseauto bij langdurige arbeidsongeschiktheid/ziekte. Wat zijn de regels als dit aan de orde is?

10. Herinzetauto’s

Verleng contracten als het maximale kilometrage niet is bereikt aan het einde van de looptijd. Medewerkers rijden dan dus langer door in hun leaseauto.

11. Meeneemclausule

Wijk je als leaserijder af van de standaard auto en treed je uit dienst, dan kun je als werkgever in de autoregeling opnemen dat de werknemer verplicht is de auto mee (lees: over) te nemen.

12. Downsizen

Beloon de leaserijder als hij goedkoper rijdt dan de norm (doordat hij in een kleinere auto rijdt), in plaats van hem te straffen als hij boven de norm rijdt. Daarbij mag je als werkgever bijvoorbeeld een 50-50 regeling hanteren. 50% is voor de leaserijder, 50% voor jou als werkgever. Een alternatief kan zijn dat de eigen bijdrage vervalt als de leaserijder 5% zuiniger rijdt dan de norm.

13. Ter beschikking stellen

Leg vast dat leaserijders hun leaseauto verplicht aan collega’s ter beschikking stellen voor een zakelijke reis als zij zelf de auto op dat moment niet nodig hebben voor zakelijke doeleinden.

14. Boetes en bekeuringen

Boetes, geconstateerde verkeersovertredingen en inbeslagname komen geheel voor verantwoording en rekening van de leaserijder.

15. Uitsluitingsclausule

Sluit de keuze voor bijvoorbeeld 4-wielaangedreven auto’s uit, alsmede voor cabrio’s, SUV’s en 2-deurs auto’s. Dit zijn geen standaardauto’s, en zijn daarbij duur in het verbruik. Denk er ook over na of dit de zakelijke uitstraling is die je als organisatie beoogt.

16. Vakantiebundel

Beloon leaserijders die een kleinere, zuinigere, goedkopere auto rijden met een vakantiebundel. Zij kunnen dan in vakantietijd tijdelijk hun ‘kleinere’ wagen inruilen voor een grotere gezinsauto.

17. Norm op benzine en/of elektrisch

Als leaserijder rijd je benzine en/of elektrisch, tenzij economische redenen een andere brandstofkeuze rechtvaardigen (bijvoorbeeld andere brandstof levert € 25 per maand voordeel op).

18. Tanken/brandstofkosten

Verbied of blokkeer speciale brandstoffen, zoals V-Power, Ultimate, etcetera. Eventueel kan je tanken langs A-wegen afraden of verbieden.

19. Fabrieksopties

Wat is toegestaan betreffende fabrieksopties? Brede banden, speciale stoelen, et cetera? Neem ook op dat chiptuning verboden is.

20. Vervangend vervoer

Beschrijf hoe het vervangend vervoer is geregeld. In binnen- en buitenland. Als je medewerkers naar het buitenland mogen met hun leaseauto, regel dan ook het vervangend vervoer goed. Wees duidelijk over hoe en wat er is geregeld. Denk aan een internationale reis- en kredietbrief of alternatieve verzekering die hetzelfde dekt (ook voor caravan/aanhanger). Geef bijvoorbeeld aan dat een caravan verzekerd is, mits gekoppeld aan de auto.

21. Winterbanden

Stel winterbanden verplicht gedurende een bepaalde periode. Zeker als je medewerkers naar het buitenland mogen met de leaseauto. In diverse Europese landen zijn winterbanden in meer of mindere mate verplicht.

22. Parttimers en bijna-gepensioneerden

Welke autokeuze geldt voor parttime medewerkers en medewerkers die bijna met pensioen gaan? Let erop dat medewerkers die binnen de leasetermijn uit dienst gaan kiezen voor een courante (en dus makkelijk door te zetten naar collega’s) auto.

Samengevat: Met een duidelijke autoregeling bespaar je tijd en geld

Duidelijke uitgangspunten vastgelegd in een heldere autoregeling helpen de ondernemer als werkgever, maar ook de leasemaatschappij. Die is gebaat bij tevreden berijders over alles wat hun auto aangaat. Als werkgever ben je gebaat bij tevreden werknemers ten aanzien van goed werkgeverschap.

Met een duidelijke autoregeling weet iedereen waar hij aan toe is. En kun je er gemakkelijker op sturen. Bovendien kost het wagenparkbeheer jou minder tijd en geld. Een besparing van 10% is snel gerealiseerd.

Plaats een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.